Työpäivä päättyy kalenterissa, päättyykö se mielessä?

Tietotyön viimeiset minuutit jäävät helposti huomaamatta. Yksi viesti odottaa vastausta, keskeneräinen tehtävä pitäisi saada valmiiksi ja huomisen ensimmäinen kokous kaipaa valmistelua. Kello kertoo työpäivän päättyvän, mutta mieli jatkaa vielä avoimien asioiden järjestelyä.

Asiantuntijatyössä keskeneräinen tehtävä voi seurata ajatuksissa työpäivän jälkeenkin. Tällainen lopetus voi kertoa myös siitä, miten tehtävät, odotukset ja päätökset ajoittuvat työyhteisössä.

Millainen lopetus työpäivään mahtuu?

Asiantuntijan työpäivä voi päättyä monella tavalla. Joku sulkee koneen saatuaan viimeisen tehtävän valmiiksi. Toinen tekee vielä nopean kierroksen viesteihin ja löytää kolme uutta asiaa. Kolmas tietää, että työ jää kesken, mutta ei tiedä, mihin tarttua seuraavana aamuna.

Ero ei aina näy työtuntien määrässä. Olennaista on, jääkö päivän loppuun mahdollisuus hahmottaa, mikä tuli tehdyksi, mikä odottaa ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Jos työ jatkuu täysillä viimeiseen minuuttiin, tämä selkeys voi jäädä syntymättä.

Silloin keskeneräinen työ ei välttämättä kuormita siksi, että sitä on paljon. Kuormitusta voi lisätä myös epäselvyys: pitääkö asia hoitaa vielä tänään, odottaako joku vastausta ja missä vaiheessa työn voi jättää huomiselle?

Päivän lopetus on myös johtamiskysymys

Esihenkilö ei voi päättää, miltä jokaisen työpäivän päättyminen tuntuu. Yhteisiin käytäntöihin hän voi kuitenkin vaikuttaa.

Asiantuntijatiimissä voidaan sopia esimerkiksi, mitä tarkoittaa kiireellinen viesti päivän lopussa. Voidaan tarkastella, kasaantuvatko päätöksiä vaativat pyynnöt iltapäivään ja jääkö työajalle tilaa kirjata keskeneräisten tehtävien seuraavat askeleet. Myös kokouksen päättäminen selkeään vastuunjakoon voi keventää seuraavaa työvaihetta.

Nämä ovat pieniä työn rakenteeseen liittyviä päätöksiä. Niiden merkitys näkyy siinä, tarvitseeko jokaisen työntekijän ratkaista päivän lopussa yksin, mikä on vielä kesken ja mikä on riittävän valmis tältä päivältä.

Kokeile viiden minuutin lopetusta

Yksi tapa tutkia oman työpäivän rytmiä on varata viisi minuuttia juuri ennen työn päättämistä. Kirjaa silloin kolme asiaa:

1. Mitä sain tänään valmiiksi?
2. Mikä jäi kesken, ja mikä on sen seuraava konkreettinen askel?
3. Vaatiiko jokin asia todella reagointia vielä tänään?

Tarkoitus ei ole tehdä päivän loppuun uutta tehtävälistaa. Kokeilu auttaa näkemään, onko työpäivässä tilaa päättää yksi vaihe ennen seuraavaa. Jos viittä minuuttia ei löydy toistuvasti, sekin on hyödyllinen havainto työn rakenteesta.

Asiantuntijatyössä päivän lopetustapa on yksi osa työn rytmiä. Siihen voidaan vaikuttaa sekä omilla valinnoilla että yhteisillä käytännöillä.

Haluatko tarkastella oman työpäiväsi rytmiä? Maksuton Rytmianalyysi™ esittää viisi kysymystä ja lähettää sähköpostiisi henkilökohtaisen, suuntaa antavan raportin sekä yhden käytännön kokeilun.