Miksi työpäivä ei anna tilaa palautumiselle?

Palautumisesta puhutaan työelämässä enemmän kuin koskaan. Silti moni lähtee työpäivän jälkeen kotiin uupuneena, vaikka päivä olisi kulunut tietokoneen ääressä ja kalenteri olisi näyttänyt hallitulta. Tavallisesti tähän vastataan yksilön keinoin: nuku paremmin, liiku enemmän ja huolehdi palautumisestasi. Ne ovat tärkeitä asioita, mutta ne eivät vastaa kysymykseen, joka on jäänyt työelämässä yllättävän vähälle huomiolle. Antaako työpäivän rakenne ylipäätään tilaa palautua?

Tämän kirjoituksen ydinajatus on yksinkertainen. Palautumisen puute ei ole aina työntekijän henkilökohtainen ongelma. Se on usein myös kysymys työn rakenteista, ja rakenteet ovat johdettavissa.

Elimistö ei kysy, mistä kuormitus tulee

Noin kaksikymmentä vuotta sitten opiskelin stressin fysiologiaa Heidelbergin yliopistosairaalassa. Tuolta ajalta mukaani jäi ymmärrys siitä, kuinka johdonmukaisesti elimistön kuormitusjärjestelmä toimii. Stressi ei ole pelkästään psykologinen kokemus, vaan siihen liittyy hermoston, hormonitoiminnan ja aineenvaihdunnan muutoksia. Fyysinen rasitus ja psyykkinen kuormitus eivät tuota täsmälleen samanlaisia vasteita, mutta molemmat voivat aktivoida samoja stressinsäätelyjärjestelmiä. Elimistön kannalta ratkaisevaa on kuormituksen kesto, voimakkuus ja se, jääkö palautumiselle tilaa.

Kuormitus kuuluu työhön, eikä sitä ole tarkoituksenmukaista poistaa. Sopiva kuormitus voi jopa vahvistaa toimintakykyä. Ongelmat alkavat, kun kuormitus jatkuu pitkään ilman riittävää palautumista. Olennaista on, että palautuminen ei tapahdu vain illalla tai viikonloppuna. Sitä tapahtuu myös pieninä jaksoina työpäivän aikana, hetkinä, jolloin tarkkaavaisuus saa irrottautua, tahti vaihtuu tai ajatus ehtii laskeutua ennen seuraavaa tehtävää. Jos näitä hetkiä ei synny, kuormitus voi kasautua päivän mittaan ja ilta kulua sen purkamiseen.

Tästä syntyy kysymys, joka on kulkenut mukanani vuosien ajan. Jos palautuminen on fysiologinen välttämättömyys, kuinka hyvin olemme ottaneet sen huomioon siinä, miten työ organisoidaan?

Kalenteri voi näyttää hallitulta ja päivä silti uuvuttaa

Asiantuntijatyö on muuttunut paljon viimeisten kahdenkymmenen vuoden aikana. Monen työpäivä koostuu nykyään jatkuvista siirtymistä tehtävästä toiseen. Sähköpostit, pikaviestit, kokoukset ja odotus nopeasta reagoinnista rytmittävät päivää usein enemmän kuin oma suunnitelma. Työtä tehdään paljon istuen, mutta se ei tarkoita, että kuormitus olisi vähäistä. Tarkkaavaisuuden jatkuva uudelleensuuntaaminen, keskeneräiset tehtävät ja toistuvat keskeytykset ylläpitävät kuormittuneisuutta silloinkin, kun fyysinen rasitus on vähäistä.

Työpäivä voi näyttää kalenterissa hallitulta. Kokoukset alkavat ja päättyvät ajallaan, tehtävät etenevät ja tavoitteet saavutetaan. Silti päivän päättyessä työntekijä voi olla täysin uupunut. Työ tuli tehdyksi, mutta päivässä ei ollut kohtaa, jossa olisi voinut hengähtää, vaihtaa rytmiä tai irrottautua hetkeksi jatkuvasta reagoinnista.

Väsymykseen vaikuttavat työn lisäksi myös uni, terveydentila ja elämäntilanne, eikä työpäivän rakenne selitä kaikkea. Se on kuitenkin se osa kokonaisuutta, johon organisaatio voi suoraan vaikuttaa.

Kaksi työntekijää, sama kiire, eri päivä

Kuvitellaan kaksi asiantuntijaa saman organisaation eri tiimeistä. Heillä on yhtä paljon työtä, ja he kertovat henkilöstökyselyssä kokevansa kiirettä yhtä paljon. Ensimmäisen tiimissä kokoukset sijoitetaan niin, että niiden väliin jää aikaa keskittyä, eikä viesteihin odoteta vastausta heti. Hänen päivänsä etenee jaksoissa: aamupäivällä on kaksi kokousta, joiden välissä on tunti aikaa keskittyä yhteen asiaan, ja iltapäivällä rauhallisempi hetki, jolloin keskeneräiset asiat ehtivät asettua.

Toisen tiimissä kokoukset seuraavat toisiaan, viesteihin vastataan saman tien ja tärkeysjärjestys vaihtuu kesken päivän. Hänen päivänsä alkaa kolmella peräkkäisellä etäkokouksella, viestejä tulee koko ajan, ja kesken päivän esiin nouseva kiireellinen asia siirtää aloitetun työn sivuun. Kumpikaan ei ole valinnut päivänsä rytmiä itse. Se on muotoutunut tiimin käytännöistä.

Ero ei ole ihmisissä eikä työn määrässä vaan siinä, miten kuormitus asettuu päivään. Ensimmäisellä kuormitus vaihtelee: vaativien jaksojen välissä on hetkiä, joissa tarkkaavaisuus saa irrottautua ja ajatus ehtii laskeutua. Toisella kuormitus on yhtäjaksoista. Jokainen keskeytys vaatii suuntaamaan huomion uudelleen, ja keskeneräiset asiat jäävät pyörimään mieleen seuraavankin tehtävän aikana. Kuormitus ei välttämättä pääse purkautumaan päivän mittaan, vaan se voi kasautua ja siirtyä iltaan.

Tätä eroa on vaikea nähdä tavallisista mittareista, eikä se johdu kenenkään huolimattomuudesta. Henkilöstökyselyt kertovat hyvin, kuinka paljon kuormitusta koetaan, mutta työpäivän sisäinen rytmi jää niissä yleensä näkymättömiin. Kun kuormitusta tarkastellaan kokonaismääränä, ratkaisutkin haetaan luontevasti määrästä: vähemmän tehtäviä tai enemmän resursseja. Joskus ne ovat oikeita ratkaisuja. Toisinaan jo työpäivän rytmin muuttaminen voi kuitenkin keventää kuormitusta, vaikka työn määrä pysyisi samana.

Palautumisen vastuu ei voi olla vain yksilöllä

Työkyvyn ylläpitämisessä korostetaan perustellusti unta, liikuntaa ja ravitsemusta, eikä niiden merkitystä pidä vähätellä. Palautumisesta tulee kuitenkin helposti keskustelu yksilön omasta vastuusta. Työntekijää kannustetaan pitämään taukoja, rauhoittamaan työpäiväänsä ja huolehtimaan jaksamisestaan.

Mutta voiko työntekijä aidosti pitää tauon, jos viesteihin odotetaan välitöntä vastausta? Onko päivässä tilaa rauhalliselle keskittymiselle, jos kalenteri täyttyy peräkkäisistä kokouksista? Ja millaisen viestin työyhteisö saa, jos taukojen merkityksestä puhutaan, mutta esihenkilöt eivät itse pidä niitä?

Kyse ei ole syyllistämisestä. Työn käytännöt syntyvät monien päätösten, tavoitteiden ja tottumusten yhteisvaikutuksesta. Ne ovat yhteisiä valintoja, ja yhteisiä valintoja voi muuttaa. Jos rakenteet eivät anna tilaa palautumiselle, yksilön omat keinot eivät välttämättä riitä paikkaamaan puutetta.

Työn rytmi on johdettavissa

Työn rytmillä tarkoitan kuormituksen ja palautumisen suhdetta työpäivässä. Rytmi ei synny sattumalta. Se muodostuu neljästä alueesta, joihin työyhteisö ja johto voivat vaikuttaa.

Ensimmäinen alue on työpäivän rakenne: päivän muoto, kokousrytmi ja priorisointi. Jääkö kokousten väliin aikaa hengähtää ja saattaa edellinen asia loppuun, vai alkaako seuraava heti edellisen perään? Entä säilyykö päivän tärkeysjärjestys, vai muuttuuko se kesken päivän niin, että aloitettu työ jää kesken? Toinen alue on keskeytykset. Siihen kuuluvat välittömän reagoinnin vaatimukset, saavutettavuuden odotukset ja se, kuinka usein työssä joutuu siirtymään tehtävästä toiseen.

Kolmas alue on taukokulttuuri. Onko tauon pitäminen työyhteisössä hyväksyttävää, millaista esimerkkiä johto näyttää ja onko taukoihin yhteisiä käytäntöjä? Neljäs alue on mikropalautuminen eli se, syntyykö päivään hengähdyksiä, rytminvaihtoja ja edes vähimmäismäärä palautumista.

Mikään näistä ei ole yksin työntekijän ratkaistavissa. Kaikkiin voidaan vaikuttaa johtamalla.

Taukomittari tekee rytmin näkyväksi

Taukomittari™ syntyi vähitellen näiden kysymysten pohjalta, kun stressifysiologian tuntemus, aiempi tutkimustieto ja vuosien työelämän seuranta yhdistyivät. Nimestään huolimatta se ei laske taukoja. Se tarkastelee, antaako työn rytmi tilaa palautua.

Kysely on tietoisesti lyhyt. Siinä on seitsemän väittämää, ja vastaaminen kestää noin kaksi minuuttia. Organisaatioissa kerätään jo paljon tietoa henkilöstön kokemuksista, eikä mittauksesta saa tulla uusi kuormitustekijä. Väittämät on rajattu asioihin, joihin työyhteisö voi käytännössä vaikuttaa.

Tulokset kootaan tiimitason raportiksi, joka jäsentää ne kolmeksi osa-alueeksi: työn rakenteeksi, palautumisen taidoiksi ja taukokulttuuriksi. Raportissa tarkastellaan työn arjen vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Keskiarvojen lisäksi raportti nostaa esiin vastausten vaihtelun, koska yhteinen keskiarvo voi peittää sen, kuinka eri tavoin saman tiimin ihmiset kokevat työnsä. Raporttiin sisältyy ehdotus kahden viikon kokeilusta, joka voi liittyä esimerkiksi kokousten rytmittämiseen, keskeytysten vähentämiseen tai työpäivän päättämisen käytäntöihin. Kokeilun jälkeen arvioidaan yhdessä, muuttuiko arki ja kannattaako toimintatapaa jatkaa.

Taukomittari ei mittaa elimistön fysiologista stressiä, eikä sen perusteella tehdä päätelmiä yksittäisen työntekijän terveydestä. Se kuvaa työntekijöiden kokemuksia työn arjen palautumisen edellytyksistä. Se ei myöskään korvaa kokonaisvaltaista työkyvyn johtamista: jos työn määrä, resurssit tai ristiriitaiset vaatimukset ovat keskeinen ongelma, tarvitaan laajempia ratkaisuja. Taukomittari ei arvioi ihmistä. Se tarkastelee työn tekemisen edellytyksiä.

Katse tavalliseen työpäivään

Sairauspoissaolot, työkyvyttömyysriskit, henkilöstön vaihtuvuus ja työn sujuvuus ovat organisaatiolle sekä inhimillisiä että taloudellisia kysymyksiä. Niiden syyt ovat moninaisia, eikä yksittäinen mittari selitä niitä kokonaan. Silti kannattaa pysähtyä yhden kysymyksen äärelle: kuinka tarkasti tunnemme sen arjen, jossa työkykyä pitäisi ylläpitää?

Tiedämmekö, missä tilanteissa palautumisen mahdollisuudet katoavat? Millaiset kokouskäytännöt ja reagointiodotukset vaikuttavat siihen, voiko päivän aikana hengähtää? Kokevatko saman tiimin työntekijät nämä asiat samalla tavalla? Vastaaminen ei välttämättä vaadi suurta kehittämishanketta. Joskus jo muutaman käytännön näkyväksi tekeminen avaa keskustelun, jota työyhteisössä ei ole aiemmin käyty.

Ehkä henkilöstöjohdon tärkein kysymys ei olekaan vain se, kuinka kuormittuneita työntekijät ovat. Yhtä tärkeää on kysyä, millaisen mahdollisuuden palautua heidän tavallinen työpäivänsä antaa. Hyvä paikka aloittaa on oman tiimin tämän viikon kalenteri ja kysymys siitä, missä kohdin päivässä on tilaa hengähtää.

Klaus Laine, Terveystieteen maisteri, Palautuspolku Oy:n perustaja

Taukomittari™ on Palautuspolun työväline työn rytmin, taukokulttuurin ja palautumisen käytäntöjen tarkasteluun tiimitasolla. Mittauksen, raportoinnin ja käytännön kehittämiskokeilujen tavoitteena on tukea työkykyä työn arjessa. Lisätietoja: palautuspolku.fi